Projektien työmääräarvioinnissa käytetään yleensä peukalosääntöjä kun arvioidaan paljonko menee aikaa projektin johtamiseen, testaamiseen, dokumentointiin ym yleisiin tehtäviin. Yksi peukalosääntö on että projektinhallintaan menee 10-15%. Mutta mikä sitten on projektinhallintaa ja mikä ei?

Scrum projekteissa sprint planning ja sprint review kokoukset vievät melko paljon aikaa. Jos esim. tehdään neljästä kahden viikon sprintistä koostuva projekti, jossa on 5 henkilöä, voi näihin kokouksiin mennä yhteensä jopa 20 henkilötyöpäivää olettaen että review ja planning vievät molemmat puoli päivää, ja että näihin osalistuu koko ryhmä. Se on siten yhteensä 10 prosenttia työmäärästä. Tähän tulevat nimittäin päälle vielä scrum masterin tunnit, päivittäiset daily scrum kokoukset, projektin statusraportointi yms. Jos sprint planning ja review kirjataan projektinhallintakuluiksi, vääristyvät laskelmat.  Näin projektihallintaan näyttää menevän enemmän aikaa kuin monissa muissa projektimalleissa.

Scrumissa sprint planning ja review kokoukset ovat oikeastaan suunnittelukokouksia. Niihin menevä työ tulisi laskea suunnittelukuluksi eikä projektin hallintakuluksi. Backlogin purkaminen teknisiksi tehtäviksi on sunnittelutyötä, jossa tiimi käy usein läpi tekniset vaihtoehdot ja hahmottelee toteutuksen päälinjat.  Toinen tyyppillinen tehtävä sprint plannigissä on se kun tehtäville kirjataan hyväksymiskriteereitä. Silloin tehdään oikeastaan testaussuunnittelua. Tehtävien kirjaaminen Jiraan tai muuhun vastaavaan projektinhallintavälineeseen ja työmääräarviointi voidaan katsoa puhtaasti projektinhallintaan.

On siis tärkeää erotella suunnittelutyö projektinhallinnasta, muuten tehdään hallaa ketterän menetelmän tuottavuuden arvioinnille. Siksi tuntikirjauksessa olisi hyvä jakaa sprint planning kokouksista osa suunnittelutehtäville. Samoin sprint review on tavallaan vastine hyväksyntätestaukselle, jolloin se tulisi pääosin kirjata jollekin sen tyyppiselle tehtävälle.

Näillä muutoksilla sprint plannig ja review työstä kirjataan projektihallintaan alle viisi prosenttia, jolloin muuhun projektihallintaan jää vielä 5-10 prosenttiyksikköä.