RSS tarkoittaa tekniikkaa, jolla voi tilata ja ladata web-palvelusta haluamansa joukon sisältöjen yhteenvetoja. Kun kerran on tilannut tällaisen joukon voi päivittäin nappia painamalla ladata tuoreimman joukon esim päivän talousuutisista, viimeisimmistä blogiartikkeleista. RSS on kuin dynaaminen kirjanmerkki. Mikä tekee RSSstä sitten paremman kuin tavalliset kirjanmerkit ja tavallinen surffaaminen?

Selailun tarve vähenee. Kun kerran on löytänyt jonkin mielenkiintoisen sivuston, niin voi helpommin seurata sivulla tapahtuvia päivityksiä, ja voi palata sivulle silloin kuin sinne seuraavan kerran ilmestyy jotain uutta. Aikaa säästyy, kun ei tarvitse käydä pollaamaassa sivuja.

Oleellisen tiedon välittäminen ylimmälle johdolle on tärkeää. Kun on kiire, ehtii usein vain lukemaan otsikot ja yhteenvedot. RSS sopii tähän. Koostamalla Intranetin keskeiset muuttuvat sisällöt RSS-syötteiksi, voidaan tarjota johdolle ja koko henkilöstölle tehokas tapa seurata sisäistä viestintää.

Ajantasaisen tiedon välitys on RSS:n ydinjuttu. RSS sovelluksissa yleensä selailtava tietojoukko mudostetaan dynaamisesti ajantasaisesta tiedosta. Ei tarvitse erikseen tarkistaa juttua lukiessaan, miltäs päivältä tämä viesti olikaan, koska syötteeseen voidaan nostaa aina uusimmat ensin.

Personoidun viestin välittäminen on tärkeää silloin kun käyttäjien tarpeet pokkeavat toisistaan. Esimerkiksi intranetissa on usein varsin erilaisia käyttäjäryhmiä. Personoidun työpöydän lisäksi RSS tarjoaa oivan keinon suodattaa ja nostaa Intranetista oleellisimmat asiat esille tarjoamalla personoitavan RSS tilauslomakkeen, josta käyttäjä voi ruksia, minkä tyyppisiä tietoja haluaa RSS-syötteeseensä.

Sähköpostin vähentäminen eri keinoilla on tarpeen. Osa tietotulvasta voidaan kanavoida RSS syötteiksi. Sen sijaan että sähköpostiin tulee projektien statusraportti, ne voitaisiin välittää RSS-syötteenä, jossa projektin yhteenvedot lyhyesti syötteessä ja linkki projektin wiki-tilassa olevaan statusraporttiin tai vaikka projektihallintajärjestelmään.

Mobiiliviestinnän tehostamisessa on usein kyse siitä miten vähennetään tarvittavien näppäin painallisten määrää. Erityisesti silloin kun joutuu kirjoittamaan, scrollaamaan tai osoittamaan kursorilla, mobiiliselainten käytettävyys alkaa vaikuttaa ratkaisesvasti haluun käyttää koko palvelua. RSS syötteiden lukemiseen mobiiliselaimella tarvitsee käyttää vain valikoita, joiden käyttä on huomattavasti optimoidumpaa.

RSS on iästään huolimatta vielä aivan liian vähän hyödynnetty mahdollisuus.